17 Dicas De Ferramentas Para O Home Office

O Home Office foi reconhecido como uma forma legal de trabalho na Reforma Trabalhista de 2017. E, devido à COVID-19, o famoso trabalho remoto passou a ser uma opção para diversas empresas, já que o isolamento social se mostrou eficaz na luta contra o vírus.

Por isso, espera-se que o crescimento dessa forma de trabalho no Brasil será de 30% mesmo após a pandemia. Diversas empresas já anunciaram que vão adotar o home office para grande parte de sua equipe daqui para frente, como é o caso do Twitter.

Assim como as empresas, os colaboradores estão o enfrentando como um novo desafio, por ser uma novidade para ambos. Afinal, qualquer mudança exige adaptação, não é mesmo? Por isso, nesse momento, nada mais importante que passar tranquilidade para os colaboradores e fornecer boas ferramentas para o home office, para garantir a disciplina, a organização e a produtividade.

Separamos algumas ferramentas para auxiliarem e facilitarem o home office para as empresas que aderiram agora essa nova forma de trabalho.

Então vamos lá? Boa leitura!

Home Office: O Que É?

O home office é um termo inglês que, traduzido ao pé da letra, significa escritório em casa. Porém, o termo não se limita apenas ao trabalho feito em casa, mas também, ao local fora da empresa usado para trabalhar de forma remota. Legal, não é mesmo?

É mais usado por autônomos e Freelancers, mas no contexto atual, está sendo adotado por empresas inteiras.

Além das empresas que adotaram esse modelo de trabalho, muitos trabalhadores independentes usam esse método. Muito adotado pela terceirização de serviços, inclusive teve um grande aumento por essa demanda pelo baixo custo para as empresas.

São várias as vantagens desse modelo: a redução de custos para a empresa, a flexibilidade para os colaboradores, a agilidade e o ganho de tempo são alguns exemplos.

Porém, essas vantagens só ficam evidentes quando toda a equipe está alinhada sobre o propósito, as tarefas, os prazos e as responsabilidades, certo? Por isso, fique atento a essas necessidades ao exercer o trabalho remoto:

– Mantenha um bom fluxo de trabalho entre os colaboradores, os clientes e os parceiros;

– Monte um espaço de trabalho adequado, defina os horários e crie uma rotina;

– Estabeleça um local para arquivos e para documentos de trabalho;

– Respalde os dados importantes (isto é, aqueles que são confidenciais);

– Garanta as ferramentas necessárias para o trabalho acontecer em home office.

Em nosso artigo anterior falamos a respeito de alguns benefícios e sobre como desenvolver um bom home office. Por isso, hoje, separamos algumas ferramentas gratuitas para auxiliar nesta forma de trabalho inovadora e recém adotada no Brasil.

Mas ressalvo que para usar qualquer um dos aplicativos abaixo, sua equipe irá precisar ter internet boa qualidade. Então vamos lá:

Dicas de Ferramentas Para O Home Office

Para facilitar a leitura do artigo, optamos por separar as ferramentas para um bom home office em 4 categorias, conforme suas respectivas funções. São elas: a comunicação, a organização de atividades, o armazenamento e o compartilhamento de dados e o controle de ponto.

Então vamos lá!

Para A Comunicação

O Google Hangouts Meet:

Ferramenta do Google, simples e funcional, o Hangouts Meet tem como objetivo realizar videoconferências. Permite compartilhar o link das videoconferências para todos os participantes, além de poder agendar as reuniões com várias pessoas ao mesmo tempo e enviar lembretes. Legal, não é mesmo?

Pode ser usada através de computadores ou smartphones. Além disso, permite compartilhar a tela para apresentações de slides, compartilhar arquivos e transmissões ao vivo, por exemplo.

Uma das grandes vantagens é poder compartilhar o link da chamada com qualquer participante, sem que este precise instalar aplicativos ou extensões, podendo ser usado para reuniões internas ou externas. Isso ajuda muito, não é mesmo?

Além disso, até julho deste ano, a ferramenta fornecerá acesso gratuito a funções avançadas, sendo possível realizar chamadas com até 250 pessoas ou fazer transmissão ao vivo para até 100 mil usuários. Essas reuniões poderão ser gravadas e armazenadas no Google Drive.

O Slack:

Software que permite além de reuniões online em vídeo, o compartilhamento de arquivos, a trocas de mensagens instantâneas e as ligações. Por isso, o Slack é usado como ferramenta de comunicação interna para reunir todos os diálogos da empresa, substituindo o WhatsApp que, em geral, é mais pessoal, e o e-mail.

Nesse aplicativo você consegue concentrar toda a equipe e separar em grupos (canais) de acordo com a divisão do escritório. A opção de chat além de grupo, também pode ser individual. Além disso, é possível fazer integrações com outras plataformas, como o Zoom, o Trello e o Google Drive.

Na versão gratuita, é possível visualizar as últimas 10 mil mensagens e armazenar até 5 GB e as chamadas por voz e vídeo são individuais. Mas, durante a pandemia, o Slack está oferecendo algumas funções que antes eram pagas, de forma gratuita. Incrível, não é mesmo?

O Skype:

Disponível para smartphones e computadores, o Skype é um dos serviços de chamada de voz e/ou vídeo mais populares do mundo. Da mesma forma que o Hangouts, durante as videoconferências, é possível compartilhar a tela. Além disso, o Skype também permite o compartilhar arquivos e a trocas de mensagens.

Existe a opção da versão paga que permite até 250 pessoas na mesma chamada (é o Skype for Business). Porém, se sua empresa tem menos de 20 pessoas, pode usar a opção gratuita, que permite incluir todas dentro da mesma reunião. As conversas são gratuitas, mas caso haja ligações para telefones convencionais, existe cobrança.

O WebEx:

Aplicativo que permite marcar encontros profissionais online para discutir os projetos e as metas, compartilhar documentos e fazer reuniões online. Não precisa baixar o aplicativo e é gratuito. Além disso, tem a opção de fazer ligações de voz e videoconferência.

O Workplace:

Plataforma criada pelo Facebook, o Workplace interliga todos os funcionários e sua forma gratuita possibilita conferências para até 20 pessoas e grupos para até 50 pessoas. Tem como recurso: o chat, o grupo, as transmissões ao vivo, as conferências e 5GB de armazenamento de documentos.

Além disso, a equipe também tem acesso a um feed empresarial, onde conseguem ver todas as novidades da empresa. Legal, não é mesmo?

O Zoom:

Aplicativo para reuniões online, permitindo entre 2 a 500 pessoas na mesma videoconferência e com opção de salvar as gravações das reuniões na nuvem. Além disso, durante a chamada, é possível trocar mensagens e arquivos no bate-papo e compartilhar a tela. Também é possível realizar webinars com até 10 mil pessoas. Incrível, não é mesmo?

Essa é uma das ferramentas que tem sido mais usadas para o home office durante a quarentena. Tem uma versão gratuita que pode ser usada em computadores ou smartphones com chamadas individuais ilimitadas ou reuniões para até 100 participantes por 40 minutos. Por fim, existe uma extensão do Zoom ao Google Calendar para que os links das reuniões criadas apareçam de forma direta na agenda.

Agora vamos falar sobre organização de tarefas? Então vamos lá!

Para A Organização de Atividades/Demandas

O Asana:

Ferramenta de comunicação em grupo baseado em nuvem, o Asana permite compartilhar as atividades em grupos e evita um monte de e-mails. Com esse aplicativo, é possível monitorar os setores, as conversas e os projetos. Além disso, você consegue fazer a divisão, definir os prazos, medir a prioridade e acompanhar as entregas de cada tarefa, mas também, controlar o acesso, agendar, delegar, criar cronogramas e rastrear as atividades. Legal, não é mesmo?

É possível experimentar a ferramenta de forma gratuita ou assinar os serviços premium.

O Basecamp:

Ideal para empresas que trabalham sempre em equipe, pois permite que as pessoas compartilhem diversas responsabilidades e se ajudem entre si a chegar no objetivo maior. Além disso, tem como opção compartilhar arquivos, trocar mensagens, definir prazos, atribuir tarefas e centralizar feedbacks, mantendo todos por dentro do que está acontecendo.

Infelizmente, a ferramenta não tem versão gratuita, mas você pode usar o trial de 30 dias para definir se compra ou não a ferramenta.

O Bitrix24:

Além de permitir videoconferências, é uma plataforma de gestão de projetos e de colaboração que gera relatórios. É possível controlar o tempo em que as atividades estão sendo produzidas e tem bate-papo em grupo.

Durante a pandemia, a plataforma liberou a versão gratuita para uso ilimitado. Bom demais, não é mesmo?

O Trello:

O Trello é uma ferramenta simples de ser usada de forma individual ou em grupo, baseada no método Kanban. Por isso, seu objetivo é organizar as tarefas ou os projetos colaborativos e ter mais produtividade, através de um quadro flexível, sendo possível arrastar tarefas entre colunas, permitindo acompanhar o status de cada uma delas.

Nela, é possível criar a divisão das tarefas através de quadros e cartões com prazos de entrega, responsáveis e objetivos. Além de contar também com a opção de checklist, compartilhar arquivos, etiquetas e a chance de sinalizar as pessoas específicas ao marcá-las ou fazer comentários. São diversas as opções de customização, podendo se adaptar conforme as necessidades de cada usuário. Incrível, não é mesmo?

Na versão gratuita, é possível ter 10 quadros compartilhados com a equipe e enviar arquivos de até 10 MB cada.

Além de sua função principal, também é possível usar o Trello como central de dados, para salvar links, adicionar arquivos e descrições detalhadas.

Agora vamos falar sobre armazenamento e compartilhamento de dados? Então vamos lá!

Para o Armazenamento e Compartilhamento de Dados

O Dropbox:

Plataforma que permite compartilhar e salvar documentos na nuvem e fazer backups automáticos. Na versão gratuita, o armazenamento se limita a 2GB, porém é possível conseguir mais espaço quando um amigo aceita seu convite para usar este serviço ou usar a versão paga.

O Google Drive:

O objetivo da ferramenta é oferecer recursos gratuitos para facilitar a rotina de quem produz, armazena e compartilha um grande volume de conteúdo. Por isso, uma das principais funções é compartilhar conteúdo com outras pessoas que podem fazer mudanças e comentários em tempo real, sem a necessidade de baixar ou armazenar no computador e enviar de novo. Isso tudo de forma centralizada e segura. Incrível, não é mesmo?

O diferencial é que esta plataforma consegue um grande espaço de armazenamento na nuvem de forma gratuita (15 GB iniciais). Além disso, o Google Drive tem um mecanismo de busca simplificado para encontrar arquivos. Dessa forma, a ferramenta dispensa a necessidade de HD Externo ou de pen drives.

O One Drive:

Serviço da Microsoft que, além da opção de compartilhar entre pessoas, tem o “Cofre Pessoal” onde se pode guardar arquivos confidenciais com proteção de senha. Disponível em computadores e smartphones com capacidade de 5GB.

É uma das ferramentas com melhor custo benefícios por ter armazenamento infinito na nuvem com um valor bem abaixo dos concorrentes. Além disso, os 5 GB iniciais são gratuitos. Legal, não é mesmo?

O WeTransfer:

Muito útil para o trabalho remoto, essa ferramenta tem versão gratuita com capacidade de envio de 2GB de documentos para até 20 e-mails. Em sua versão gratuita, não tem armazenamento.

Por isso, seu objetivo é permitir o compartilhamento de arquivos grandes pela internet. Para usar, basta fazer o download do documento e indicar o e-mail para envio. Isso ajuda muito, não é mesmo?

Agora vamos falar sobre o controle de ponto online? Então vamos lá!

Para o Controle de Ponto Online

O Genyo:

Sistema Web e Aplicativo de controle de ponto online e offline, o Genyo registra jornadas de trabalho dos funcionários e tem a opção de limitar o espaço em que o funcionário deve “bater o ponto”, o que pode ser feito pelo computador, tablet ou smartphone. Assim, a ferramenta consegue controlar atrasos, banco de horas, horas extras e ainda emite relatórios e cálculos automáticos. É gratuito para até 3 colaboradores.

O Meu Controle de Ponto: 

Aplicativo sem restrições e 100% gratuito, ou seja, sem limites de funcionários. Emite relatórios, permite controlar as horas extras e atrasos e faz fechamentos automáticos de cada mês. Dessa forma, o sistema controla os horários de entrada, saída, intervalo e horas extras de forma simples, prática e rápida, diminuindo o tempo gasto com fechamento de ponto.

O Toggl:

O Toggl controla as horas trabalhadas através de computadores e smartphones, mensurando o tempo investido em cada projeto ou cliente. Gera relatórios detalhados individuais ou por equipe de forma automática, sem precisar preencher planilhas para fechamentos. O aplicativo também permite criar gráficos para análise de qual tarefa está demandado mais tempo.

Apesar de ser uma ferramenta de produtividade, seu foco está na gestão de horas. Basta clicar no botão para iniciar  contagem de tempo e registrar a duração de uma tarefa, garantindo um controle efetivo da produtividade de um grupo. Para equipes de até 5 pessoas, a plataforma é gratuita.

Espero que tenha gostado das nossas dicas. Deixe aqui nos comentários se você já está usando algumas dessas ferramentas no seu home office ou se conhece outras para nos indicar!