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5 dicas para ter o controle financeiro da sua empresa na ponta do lápis

Você sabia que 32% do total de brasileiros sonham em ter seu próprio negócio? Além disso, cerca de 6 milhões de brasileiros se arriscam todos os anos em novos negócios. Impressionante, não é mesmo? Porém, 2/3 do total de empresários falham ao começar uma empresa. Estes são números que o Sebrae divulgou em sua última pesquisa que detectou a falta de controle financeiro como um dos principais fatores de risco.

No Brasil, infelizmente, 700 mil micro e pequenas empresas fecham as portas todos os anos e, aproximadamente, 112 mil pequenos negócios fecham saudáveis.

Com a experiência adquirida sobre micro e pequenas empresas no nosso primeiro ano de operação, a BuyCo. compreende o quão desafiador é o processo de empreender.  Isso se torna ainda mais crítico para aqueles empresários que não conseguem visualizar com clareza os números da empresa, afinal, boas decisões dependem de uma excelente análise de dados. Por isso, não fazer um controle financeiro eficiente pode fazer um negócio cair para as estatísticas.

A grande maioria destes empresários que fecham as portas de forma prematura, como vimos nos dados do Sebrae, não conseguem tomar decisões porque não conhecem os números da sua empresa. Saber com antecedência qual é seu fluxo de caixa e analisar indicadores consistentes, faz toda diferença para se ter um bom planejamento e para o sucesso do negócio. 

Se você não sabe o que é controle financeiro, não se preocupe! Preparamos este artigo com 5 dicas para você começar a fazer o controle da sua empresa hoje mesmo e daqui para frente tomar decisões muito mais assertivas, garantindo a longevidade do seu negócio.

Então vamos lá? Boa leitura!

DICA 1: Seguir à risca o princípio da entidade

Você já ouviu falar no princípio da entidade? Ele diz que:

“…o Patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição” (artigo 4º da Resolução CFC 750/93).

Em outras palavras, não se deve misturar o dinheiro da empresa com o dinheiro dos sócios, caso contrário, no fim do mês, a conta não vai fechar. Faz sentido, não é?

É impossível analisar a saúde financeira da empresa se você ou seus sócios retiram dinheiro do caixa da empresa para pagar as contas pessoais, ou pagam as contas da empresa com seus cartões pessoais. Empresa é empresa, pessoas são pessoas.

Ao retirar dinheiro você pode comprometer a capacidade financeira da empresa. Ao pagar contas da pessoa jurídica com dinheiro próprio, você não conseguirá distinguir a saúde financeira do seu negócio. Por isso, nunca gaste mais do que você ganha, caso contrário, sua empresa não conseguirá se bancar sozinha e você terá que injetar cada vez mais dinheiro.

DICA 2: Organização é a base para um bom controle financeiro

Para se fazer um bom controle financeiro, é uma obrigação ser muito organizado. Comece a se organizar, elaborar um orçamento e se planejar o quanto antes. Para MPEs isso se torna ainda mais crítico, uma vez que a desorganização pode levar o pequeno empresário a um caminho sem vota rumo às dívidas, problemas financeiros e, no pior dos casos, morte do seu negócio.

A padronização de processos é crucial para que as ações sejam realizadas de modo contínuo e constante.

Mas como ser organizado com as finanças se os empreendedores têm tantas outras coisas para se preocuparem e resolverem?

Se você tem um negócio, a resposta é que você não pode fazer tudo mesmo. Por isso o primeiro passo é ter um profissional que faça este controle financeiro para você. Busque profissionais ou empresas especializadas engajadas em garantir um controle financeiro excelente para o seu negócio.

A chave é ter um método eficiente, orientado por uma pessoa experiente, e segui-lo. Além disso, é fundamental ter tudo registrado para fins de documentação e monitoramento da situação financeira da empresa.

Abaixo estão listados alguns itens importantes para uma organização financeira:

– Checklist para controle financeiro: ilustracao-de-pessoas-diante-de-um-checklist-para-representar-dicas-para-um-bom-controle-financeiro

Montar um checklist é fazer um planejamento de todas as rotinas e pendências financeiras em uma lista, para acompanhamento das tarefas e suas respectivas datas. Assim, sua empresa saberá exatamente o que precisa ser feito e quando precisa ser feito, sem correr o risco de perder prazos e tarefas.

– Pastas organizadas por data de vencimento:

Não importa se a sua empresa possui documentos digitalizados ou impressos, em todos os casos é importante manter esta organização em pastas físicas ou virtuais, com nomes claros e suas respectivas datas, para ter tudo o que você precisa à mão de forma rápida e prática de localizar e pagar. Assim, tudo será feito dentro do prazo, evitando atrasos, juros e multas.

– Conciliação Bancária:

A conciliação bancária consiste em comparar e validar o extrato bancário com o controle financeiro, assegurando a exatidão dos dados. Isso deve ser feito todos os dias para que não haja valores discrepantes da realidade e você possa validar e confirmar números.

Além disso, é muito importante guardar os comprovantes dos pagamentos realizados, pois eles serão a prova que assegura a efetivação da transação, comprovando que os pagamentos foram efetuados, conforme o valor e as datas estipuladas, evitando cobranças incorretas.

DICA 3: Sistemas para controle financeiro

O ideal para um bom controle financeiro é que todos os dados financeiros sejam lançadas em um sistema, para garantir acesso rápido e fácil. Os sistemas permitem organizar as finanças, as datas de pagamentos e recebimentos, os saldos das contas, bem como, gerar relatórios para embasar a tomada de decisões.

Muitas empresas insistem em utilizar meios manuais para gerir as finanças. Porém, esses métodos podem se tornar insuficientes a medida que o negócio cresce e se torna mais complexo, podendo gerar erros. Hora de usar a tecnologia a seu favor.

Existem bons sistemas financeiros com um ótimo custo x benefício, basta escolher o melhor para o seu negócio. Há opções para todos os portes, tipos, atividades e demandas.

Tais sistemas permitem que o gestor recorra a algum registro sempre que necessário de forma centralizada, monitore o que está ocorrendo na organização e se prepare para o futuro com mais embasamento.

O investimento em um sistema pode ser muito benéfico para a empresa. Com ele em mãos, a organização se torna ainda mais eficiente e evita erros. Além disso, esses sistemas garantem a exatidão e segurança dos dados, bem como, dão ao gestor uma visão ampla do negócio com relatórios completos.

DICA 4: Relatórios e indicadores para controle financeiro

Dados soltos não dizem muita coisa, por isso a importância de acompanhar relatórios e indicadores. Para isso, é necessário agrupar e analisar dados para gerar dados que façam sentido para suportar o processo de tomada de decisão.

Vamos abordar alguns relatórios e indicadores financeiros para que você consiga fazer analises eficazes e tomar decisões mais assertivas. Não há nada de complexo. Uma simples planilha em Excel permite que você construa todos eles no início. Depois, a medida que o tempo passa e o negócio se torna mais robusto, outras ferramentas se fazem necessárias.

– Fluxo de Caixa:

foto-de-homem-com-fluxo-de-caixa-3D-para-representar-dicas-para-um-bom-controle-financeiroO Fluxo de Caixa é um controle das movimentações financeiras que trata as entradas e saídas de caixa. Para isso, é necessário realizar registros detalhados e fazer previsões realistas sobre tudo que entra e sai do caixa da sua empresa. Além disso, lembre-se de calcular todos os gastos e receitas provenientes de com matérias-primas e produtos, armazenagem e estoque, fabricação, venda, pagamento e logística.

Com este relatório é possível fazer análises de caixa diárias, semanais, mensais e até anuais para evitar surpresas e facilitar o planejamento a curto, médio e longo prazo. Isso porque, essa ferramenta pode apresentar dados do estado atual da empresa, bem como, realizar perspectivas futuras.

– Orçado x Realizado:

Este relatório é feito para que as metas sejam traçadas e alcançadas, mas, também, para analisar se o que foi realizado estava dentro do previsto. No meio do caminho podemos descobrir que é necessário rever as metas, pois o negócio não está caminhando como esperado ou podemos acompanhar e otimizar caso tudo esteja saindo como planejado.

– Ponto de Equilíbrio:

O ponto de equilíbrio é um indicador de segurança do negócio, que identifica qual o volume mínimo de faturamento a empresa deve atingir para que que ela cumpra com suas obrigações e não tenha prejuízos. Ultrapassar esse ponto é de extrema importância para que a empresa não comece a operar no vermelho ou esteja sempre no limite, podendo não suportar momentos de crise, por exemplo.

DICA 5: Foco no negócio

Ao colocar as 4 dicas anteriores em prática, sobrará tempo para fazer o que é essencial para qualquer negócio, isto é, focar na operação para vender cada vez mais!

Atente-se as suas reais necessidades e priorize as atividades chaves para alcançar bons resultados. É sempre importante ter pessoas engajadas e comprometidas com as contas da empresa, permitindo que o seu tempo possa ser focado naquilo que sua empresa precisa.

Gostou das dicas? A BuyCo. tem como objetivo transformar a forma como o empreendedorismo acontece de forma a fomentar o mercado de micro e pequenas empresas. Acreditamos que artigos como esses podem ser muito úteis para isso! Tem mais alguma dúvida? Deixe nos comentários para que possamos te ajudar!

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