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Como fazer a organização das finanças da minha empresa?

O Brasil tem uma economia muito instável, então, temos que estar financeiramente preparados para essas oscilações, principalmente, em momentos de crise. Porém não é isso que acontece com grande parte da população brasileira e principalmente com micro e pequenas empresas, que são as mais frágeis e, em muitos casos, não estão com a organização das finanças em dia.

A pandemia do coronavírus veio de forma inesperada e muitas pessoas ou empresas se viram sem saber o que fazer. Porém, essa crise e baixa na grande parte dos negócios, pode ser o momento ideal para “organizar a casa”, isto é, organizar as finanças empresariais. Assim, quando a crise passar, você retomará os negócios com todo o preparo necessário, saindo na frente de muitas empresas que estão apenas em desespero diante do cenário atual.

Para obter sucesso em sua empresa, o primeiro passo é estar sempre com o financeiro organizado. E é sobre isso e como fazer a organização das finanças da sua empresa que vamos tratar nesse artigo.

Boa leitura!

Por que devo me preocupar com a organização das finanças?

foto-de-graficos-calculadora-moedas-e-oculos-para-ilustrar-a-organizacao-financeiraÉ bastante comum deixar o controle financeiro para segundo plano e, como consequência, muitas empresas acabam quebrando e tendo que fechar as portas, conforme dados da revista Exame. Porém, se você está buscando saber mais sobre organização financeira, tenho certeza de que está almejando sucesso e crescimento sustentável da sua empresa. Acertei?

Então vamos esquecer por um minuto da crise que estamos passando e pensar no crescimento tão esperado para o negócio. Para isso, você vai precisar contratar mais pessoas, os processos vão ficar complexos e, se esse crescimento não for bem estruturado, já imaginou a bagunça?

Outro motivo para você manter o financeiro sempre organizado, é para embasar a tomada de decisões. Sabendo a situação financeira da sua empresa, será possível tomar decisões muito mais assertivas.

Basicamente, ter uma boa gestão é ter controle das finanças. O momento de crise econômica que estamos vivenciando pode ser superado de forma muito mais tranquila quando a empresa está saudável, evitando a contração de novas dívidas. Afinal, as finanças da empresa são a primeira parte a ficar abalada nas crises, não é mesmo?

Diante de um cenário de incertezas, o fluxo de caixa fica comprometido, o número de funcionários tende a diminuir e a conta pode acabar não fechando. É por isso que a organização das finanças está tão em voga nos dias atuais, pois, independente do momento que a empresa está, é preciso ter claro tudo o que está acontecendo com a empresa para saber como agir. Assim, você atravessará a crise sem que as contas saiam do controle.

Independente do momento econômico, esteja com o financeiro preparado e estável para qualquer situação. Assim, você já vai sair na frente de muitas empresas que não sabem por onde começar e vão acabar caindo para as estatísticas.

O que é a organização das finanças?

Pois bem, acabamos de falar que você deve manter o financeiro sob controle. Mas de fato, o que é controle financeiro ou a organização das finanças?

A organização das finanças consiste em, basicamente, ferramentas e processos destinados a auxiliar na execução do planejamento financeiro e no conhecimento da real situação financeira da empresa, sendo indispensáveis para a sustentabilidade do negócio e para a tomada de decisões. Então, você deve acompanhar cada detalhe, como:

– Quanto sua empresa vendeu durante o mês?

– Qual valor será preciso para repor o estoque?

– Quanto sua empresa obteve de faturamento?

– Com base nas vendas do mês, qual foi a lucratividade?

– Qual melhor maneira de pagar os insumos?

Essas são algumas perguntas que podem te orientar na hora de começar a organizar suas finanças. Mas então, como fazer essa organização?

Colocando em prática a organização das finanças

Não sabe por onde começar? Não se preocupe, em apenas 7 passos vamos te explicar como fazer a organização das finanças da sua empresa. São eles:

1-) Não misture as contas pessoais com as contas empresariais

Já ouviu falar no princípio da entidade na Contabilidade? Ele fala basicamente da importância de separar o patrimônio da empresa do patrimônio dos donos.

Por incrível que pareça, a mistura entre as contas pessoais e empresariais acontece de forma muito comum, principalmente, com os empreendedores de primeira viagem. Contudo, este é um cuidado fundamental, principalmente, para não cair na rotina de sempre misturar as contas pessoais com as da empresa e vice-versa e no final não saber o que pertence a quem, ou pior, faltar dinheiro no fim do mês.

O caixa da sua empresa tem que manter as contas apenas do seu negócio, então se a lucratividade não está mantendo o financeiro saudável, é hora de rever os detalhes (não é ideal ficar usando seu dinheiro para cobrir gastos da empresa todo mês, nem usar recursos da empresa para gastos pessoais). Para manter uma visão clara sobre o financeiro é preciso documentar, observar e manter sob controle.

2-) Diferencie Receitas, Despesas e Custos

foto-de-mulher-separando-papeis-para-fazer-a-organizacao-das-financasParece bobo estar dizendo isso aqui, mas nem todos sabem diferenciar esses três conceitos. E pequenas dúvidas podem atrapalhar todo o fluxo e comprometer o caixa da sua empresa. Por isso, aqui vão as definições de forma simplificada para você aprender a fazer a correta classificação:

 

Receitas: são as entradas, ou seja, todos os valores recebidos (à vista ou a prazo). Podem ser de origem direta (por exemplo: produto ou serviço vendido) ou indireta (por exemplo: taxa de juros recebida de boleto vencido enviado ao cliente).

Despesas: são praticamente todas as saídas que mantêm a estrutura da empresa em funcionamento e que não estão ligadas ao objetivo final do negócio, sendo elas fixas ou variáveis. A diferença entre elas é que as fixas independem do que foi produzido (por exemplo: material de escritório ou aluguel) e as variáveis têm alteração de acordo com produção (por exemplo: comissão sobre a venda).

Custos: são gastos referentes ao produto final e, portanto, são fundamentais. Podem ser diretos, isto é, relacionados à construção do produto ou serviço (por exemplo: mão de obra, matéria prima), ou indiretos (por exemplo: limpeza, logística ou manutenção).

3-) Acompanhe o fluxo de caixa

Se não possui uma rotina de acompanhar todas as entradas e saídas, então está deixando de lado muitos dados importantes sobre a saúde financeira da sua empresa. Por isso, você deve colocar como uma obrigação diária acompanhar o fluxo de caixa e no final do dia será possível verificar o saldo remanescente e o detalhamento de toda a movimentação financeira do seu negócio.

Além de conseguir identificar os pontos de melhorias para manter a saúde da empresa, você conseguirá honrar compromissos financeiros e buscar investimentos em caso de necessidade. Implemente um fluxo de caixa para facilitar a organização das entradas e saídas e ter o dado sempre atualizado.

Com esse controle em mãos, será possível elaborar um planejamento financeiro adequado à realidade do negócio, desenhar cenários, evitar que a empresa fique sem dinheiro, conhecer bem os prazos ou decidir qual a melhor forma de aplicar os recursos.

4-) Controle as vendas

É importante saber qual produto está tendo mais saída, qual traz o maior percentual de lucro, qual a porcentagem de vendas realizadas a prazo e à vista e qual o lucro total no final do mês. Ao controlar as vendas, você conseguirá destinar esforços maiores para aquilo que traz mais resultado.

Sua empresa pode começar com um controle diário, com dados básicos, iniciando pela data, nome do cliente, produto ou serviço, valor e forma de pagamento. Ao chegar no fim do mês, você terá a compilação dos produtos ou serviços mais vendidos, qual trouxe mais lucratividade e qual forma de pagamento mais utilizada, e tudo forma bem mais visível.

5-) Adquira um livro de caixa

foto-de-tela-com-grafico-de-entradas-a-saidasO livro caixa é indispensável para uma organização das finanças, para acompanhar o fluxo de caixa e manter um controle do que entra e sai. O grande benefício é detectar origem e destino do dinheiro da empresa, para rastrear todas as movimentações financeiras do seu negócio. Quanto mais detalhado, mais dados terá sobre o desempenho do financeiro.

Ferramenta simples de ser encontrada nas papelarias e de ser preenchida (você pode usar também uma planilha de Excel, caso prefira) Por isso tem que ser preenchido diariamente, informando a data e o valor, mantendo um resumo com o saldo atualizado em tempo real, sabendo exatamente onde foram feitos gastos ou se houveram recebimentos.

6-) Controle custos e despesas supérfluas

Saiba reconhecer e cortar todas despesas que não tem necessidade, com intuito de dar mais fôlego ao financeiro do negócio. Contas que estejam interferindo nos resultados precisam ser revistas, nesse caso, você poderá precisar da ajuda do seu contador.

O controle só funciona quando se corta o mal pela raiz, então, de nada adianta se não focar em reduzir gastos altos demais ou aqueles desnecessários, que consomem dinheiro além do que deveriam. Basta reconhecer, periodicamente, onde o investimento não sendo produtivo, seja com um funcionário, um aluguel de carro, um produto sem saída. Assim, você manterá um bom controle financeiro do negócio.

Uma boa prática é definir um orçamento anual. Dessa forma, você certifica que vai manter um valor limite para investimentos na sua empresa, entendendo o que está ocorrendo ou não conforme o planejado e reduzindo o que for possível.

7-) Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é indispensável para as empresas nos dias atuais, principalmente, como forma de simplificar o controle financeiro das empresas. Sem dúvidas, a evolução dos sistemas de gestão foi a melhor saída.

foto-de-mulher-mexendo-no-computador-para-fazer-a-organizacao-financeiraAo falar em controle e gestão, hoje existe uma grande diversidade de aplicativos, sites, sistemas e programas que permitem assessorar o fluxo de caixa, criar lista de clientes, emitir notas fiscais, acompanhar faturamentos, dentre outras operações. Comece com uma simples planilha e, quando possível, invista em um sistema que caiba no seu orçamento e de acordo com a necessidade da sua empresa.

Conclusão sobre a organização das finanças

Durante este artigo vimos a necessidade de manter uma organização das finanças da empresa e como começar esse controle. É óbvio que cada empresa tem seu método de organização, de acordo com cada perfil. Mas ao seguir as dicas acima, as consequências serão positivas independentemente do tipo de negócio. Com isso em mente, será possível:

– Negociar e planejar pagamentos de acordo com as datas dos fornecedores;

– Evitar inadimplências e perda de créditos;

– Antecipar decisões em caso problemas (caso ocorra);

– Reduzir o estoque de materiais e produtos;

– Reduzir prazos das vendas e aumentar a lucratividade;

– Tomar iniciativa de cobranças em atrasos.

Por fim, muitas empresas são eficientes em fazer o diagnóstico do financeiro da empresa, mas pecam na hora de colocar as soluções em prática pela simples falta de disciplina em cumprir o planejamento. Por isso, tenha em mente que esse controle deve se tornar rotina na sua empresa e com base nele, você precisará criar metas e indicadores para acompanhar o desempenho da organização, mas também, fazer correções necessárias.

E aí, você já tem as finanças da sua empresa organizadas? Se a resposta é negativa, não se preocupe, seguindo nossos passos, você será capaz de dar um início a esse processo e sair na frente quando toda essa crise passar. Ficou com alguma dúvida? Deixe abaixo nos comentários para podermos te ajudar.

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